Job Description: Event Coordinator

Report to

Assistant Event Marketing Manager / Event Main PIC

Job Objective

รับผิดชอบในการสนับสนุนงาน Event Marketing ของบริษัท ตั้งแต่ขั้นตอนการเตรียมงาน ประสานงานภายในและภายนอกองค์กร จัดทำเอกสาร ติดตาม Timeline ตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์และหน้างาน ไปจนถึงการรวบรวมข้อมูลหลังจบงาน เพื่อให้งาน Event, Workshop, Booth Activity, Product Launch และโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้อง ดำเนินไปอย่างราบรื่น ตรงตามแผน และลดความเสี่ยงในการเกิดงานตกหล่น

ตำแหน่งนี้เป็นบทบาทสนับสนุนด้าน Coordination และ Operation โดยทำงานร่วมกับ Event Main PIC เพื่อช่วยให้งานอีเวนต์สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Key Responsibilities

1. Event Planning & Pre-production Support

• ช่วยจัดทำ Event Checklist, Timeline, Run Sheet, Contact List และเอกสารเตรียมงานที่เกี่ยวข้อง
• ช่วยรวบรวมข้อมูลและ Requirement จากทีมที่เกี่ยวข้อง เช่น Product Marketing, Marcom, Retail, Logistics, Warehouse, Purchasing และ Accounting
• ติดตามความคืบหน้าของงานตาม Timeline เช่น Artwork, อุปกรณ์, สินค้า, ของแจก, เอกสารอนุมัติ, รายชื่อผู้เข้าร่วม และรายละเอียดสถานที่
• ช่วยประสานงานเรื่องสถานที่ เช่น เวลาเข้าเซ็ตอัป, Layout, กฎระเบียบ, บัตรเข้าออกพื้นที่, ที่จอดรถ และข้อกำหนดของผู้จัดงาน
• จัดเตรียมและตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น ใบขอยืมสินค้า/อุปกรณ์, ใบเสนอราคา, ใบเบิก, รายชื่อแขก และเอกสารสำหรับทีมหน้างาน
• ช่วยตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์และวัสดุที่ใช้ในงานก่อนวันจัดงาน

2. Internal & External Coordination

• ประสานงานกับทีมภายในบริษัทเพื่อให้แต่ละฝ่ายดำเนินงานตาม Timeline ที่กำหนด
• ประสานงานกับ Vendor / Supplier / Partner เช่น ทีม Production, ช่างภาพ, วิดีโอ, Staff, Organizer, Food & Beverage และผู้ให้บริการอื่น ๆ
• ติดตามใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ เอกสารการจ่ายเงิน และเอกสารที่ต้องใช้ในการอนุมัติ
• ช่วยสรุปข้อมูลการประชุม Action Items และอัปเดตสถานะงานให้ Event Main PIC
• แจ้งเตือนหรือติดตามงานที่ใกล้ Deadline เพื่อป้องกันงานตกหล่น
• ช่วยจัดเก็บไฟล์งาน เอกสาร และข้อมูลโปรเจกต์ให้เป็นระบบ

3. On-site Event Operation

• ช่วยดูแลการเซ็ตอัปพื้นที่หน้างานให้เป็นไปตาม Layout และแผนที่กำหนด
• ตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์ สินค้า ป้าย ของแจก เอกสาร และพื้นที่จัดงานก่อนเริ่มงาน
• ช่วยดูแล Registration / QR Check-in / Guest List / Attendee Support
• ประสานงานกับทีมหน้างาน เช่น Speaker, MC, Staff, Vendor, Photographer, Videographer และทีมที่เกี่ยวข้อง
• ช่วยควบคุม Flow งานตาม Run Sheet และแจ้ง Event Main PIC หากพบปัญหาหรือความเสี่ยง
• ช่วยแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเบื้องต้นในวันงาน
• ช่วยดูแลแขก ผู้เข้าร่วมงาน Partner หรือ Speaker ให้ได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง
• ช่วยตรวจนับ เก็บของ และประสานการคืนอุปกรณ์/สินค้า หลังจบงาน

4. Post-event Support

• รวบรวมข้อมูลหลังจบงาน เช่น จำนวนผู้ลงทะเบียน จำนวนผู้เข้าร่วมจริง รูปภาพ วิดีโอ Feedback และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• ช่วยจัดทำ Post-event Summary เบื้องต้น
• รวบรวมเอกสารค่าใช้จ่าย ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องหลังงาน
• สรุปปัญหา สิ่งที่ต้องปรับปรุง และข้อมูลสำหรับใช้วางแผนงานครั้งถัดไป
• จัดเก็บไฟล์งานและเอกสารทั้งหมดให้เป็นระบบเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

Qualifications

• มีประสบการณ์ด้าน Event Coordination, Marketing Coordination, Project Coordination หรือสายงานที่เกี่ยวข้องอย่างน้อย 1 ปี
  หรือยินดีพิจารณานักศึกษาจบใหม่ที่มีความละเอียด รอบคอบ และมีทักษะการประสานงานดี
• สามารถใช้ Google Workspace ได้ เช่น Google Sheets, Google Docs, Google Drive, Google Calendar
• หากใช้ Canva, Microsoft Excel หรือเครื่องมือจัดการงานเบื้องต้นได้ จะพิจารณาเป็นพิเศษ
• มีทักษะการสื่อสารและการประสานงานที่ดี
• มีความละเอียด รอบคอบ และสามารถติดตามงานหลายส่วนพร้อมกันได้
• ทำงานภายใต้ Deadline และแรงกดดันได้ดี
• มีความรับผิดชอบสูง กล้าถามเมื่อไม่เข้าใจ และสามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้
• สามารถทำงานนอกสถานที่ หรือทำงานในวันเสาร์-อาทิตย์ได้ตามรอบการจัดงาน
• หากมีความสนใจด้านดนตรี เครื่องเสียง ครีเอเตอร์ ไลฟ์สไตล์ หรืออีเวนต์ จะพิจารณาเป็นพิเศษ

Required Skills

• Event Coordination
• Timeline & Checklist Management
• Internal Communication
• Vendor Coordination
• Document Management
• On-site Operation
• Basic Reporting
• Problem Solving
• Detail-oriented Working Style
• Multi-tasking